Фразы на английском для деловой переписки

Изучение иностранного языка — это долгий многоступенчатый процесс. Эффективная методика для быстрого получения необходимых знаний — разбить весь объем информации на небольшие темы. Затем выбрать те, что важно освоить в первую очередь и начать с них.

Главное, зачем нужен язык — заводить связи по всему миру. Деловая переписка на английском с примерами ,приведенных в статье писем и фраз помогут вам начать разбираться в тонкостях языка и вывести бизнес или личный бренд на международный уровень.

 

Изучение иностранного языка

Оглавление

Фразы, которые придают официальный тон письму

Вне зависимости от языка, на котором идет диалог, существует email-этикет. Он предполагает использование устойчивых конструкций и выражений, а также четкую последовательность написания.

В английском языке принято использовать модальные глаголы, чтобы сделать сообщение официальным. Фразовые глаголы лучше оставить для дружеских бесед по телефону. Действительный залог и личные местоимения помогут создать нужное впечатление.

Поскольку электронная почта — основной вид коммуникации в деловом мире, сформированы стандартные фразы, принятые в той или иной ситуации. Их будет достаточно для создания первого письма на английском.

Приветствие

Вначале адресант приветствует собеседника. Даже если после работы с этим человеком у вас неформальные отношения, в официальной переписке не следует использовать неформальный сленг. Лучше если приветствие будет доброжелательным, но официальным. Для этого приемлемы следующие варианты:

 

Приветствие

Начало письма

После приветствия переходят к теме письма. Содержание раскрывают подробно, но без лишних «водных» конструкций и эмоциональных восклицаний. В ситуации, когда текст — ответ на полученный email, типовые фразы выглядят так:

Начало письма

Подтверждение получения письма

Если нет возможности подробно ответить или решение вопроса откладывается, необходимо оповестить собеседника, несмотря на это. Короткое подтверждение получения сообщения избавит вас от недопониманий и сложностей.

 

Подтверждение получения письма

Упоминание предшествующих писем

Если писем в цепочке уже несколько, уместно обратить на это внимание. Кратко перечислите смысл предыдущего диалога или прикрепите ссылку на него. Такие конструкции используют, когда хотят указать на важную информацию в предыдущем тексте переговоров:

 

Упоминание предшествующих писем

Благодарность

Формальное общение предполагает подчеркнутую вежливость формулировок. Благодарить стоит за все: за полученную информацию, оказанные услуги, потраченное время. Но без использования длинных сложных предложений, лучше коротко и по делу.

Благодарность

Выражения удовлетворения

Если вы согласны с обсуждаемой позицией, то нелишним будет сообщить об этом. Даже если вы думаете, что удовлетворение передано ясно, в тексте не видны выражение лица и тон голоса. Так что можно сделать это с помощью типичных в лексике конструкций:

Выражения удовлетворения

Выражения неудовлетворения

А также несогласие должно быть обозначено с учетом особенностей формального стиля письма. Негатив неприемлем в любой форме. Несогласие — это позиция, а не претензия.

 

Выражения неудовлетворения

Просьбы

В некоторых случаях разговоры с бизнес-партнером или коллегой неуместны, тогда просьба отправляется в виде текста. Если необходимо инициировать действия адресата, то используются такие образцы, как:

 

 

Просьбы

Надежда на скорый ответ

Просьбы

Проверка электронной почты — лишь одно из списка рабочих дел. Если необходимо получить информацию в тот же день, сообщите об этом. Без уточнения адресат вернется к вашему письму нескоро.

Надежда на скорый ответ

Заверения, предложение помощи

Электронные письма являются одним из инструментов маркетинга. Поэтому предложить услуги или заверить адресата в собственной компетентности — частый запрос. Для этого используются фразы:

 

Заверения, предложение помощи

Ответы на вопросы и предложения

После того как вы написали ответ, прочитайте текст письма собеседника еще раз. Перед отправкой стоит удостовериться, что вы подробно изложили желаемую информацию, ответили на все вопросы и предоставили нужные сведения.

 

Ответы на вопросы и предложения

Извинения

Недочеты в работе случаются регулярно. Ответ на письмо может опоздать, информация оказаться неточной, документы — затеряться в папке. Своевременное извинение покажет, что вы учли ошибку и она не повторится.

 

Извинения

Сожаление

В некоторых случаях, когда все договоренности были соблюдены, результат все равно не оправдывает ожиданий или приходится сообщить печальные новости. Выразите сожаление, постарайтесь оказаться учтивым, оставить о себе приятное впечатление, несмотря на неприятный смысл написанного.

 

Сожаление

Надежда

Вы написали цепочку грамотных писем, привлекательно оформили предложение о сотрудничестве, но вам все равно отказано. Не показывайте неудовлетворения, лучше выразите надежду, что сотрудничество станет возможным в будущем. Так о вас скорее вспомнят, когда услуги понадобятся.

 

Надежда

Извещения

Не все деловые письма отправляют с целью получить ответ. Больше половины — уведомления об отпуске, переносе совещания. Рассылки клиентам рассказывают о начале акции или интересном предложении. Для изложения информации, не требующей обратной связи, также есть типовые конструкции.

 

Извещения

Вопросы, осведомления

Официальный тон письма не предполагает спрашивать напрямую, что делать. Используйте ключевые фразы для того, чтобы вежливо узнать ответ на вопрос или уточнить информацию, указанную в предыдущем письме.

 

Вопросы, осведомления

Связующие звенья

Помимо фраз, которые приняты в случае завершения сделки или нежелания взаимодействовать, деловое письмо должно иметь структуру. Для ее сохранения используют установленные связки:

 

Связующие звенья

Упоминание о дальнейших контактах

Другой способ проявить расположение — напомнить, что адресат может обратиться к вам при необходимости.

 

Упоминание о дальнейших контактах

Пожелания

Каждую просьбу или блок информации принято разбавлять вежливыми словами. Не переходя на личности, таким образом можно оставить у читающего благоприятное впечатление.

 

Пожелания

Фразы в конце

Помимо пожеланий всего наилучшего, заканчивая, можно напомнить основную мысль сообщения или расположить к продолжению общения.

 

Фразы в конце

Вежливое окончание

Деловая переписка предполагает, что заключительной частью будет ваша подпись с вежливой фразой, такой как:

 

Вежливое окончание

Приложение дополнительных материалов

В письме может присутствовать не только текст, но и вложения в виде документов, фотографий. Если есть прикрепленные файлы, необходимо на это указать, чтобы приложения не были утеряны.

 

Приложение дополнительных материалов

Используемые аббревиатуры

Как и в русском языке, в английском есть принятые сокращения, изучив которые, будет проще понимать содержание входящей корреспонденции, избегать сложных конструкций в своих сообщениях.

Географические сокращения

Названия городов и округов представляют в виде аббревиатуры:

WA — Вашингтон, DC — округ Колумбия.

Прежде чем использовать сокращения, убедитесь, что буквосочетание имеет желаемый смысл.

Обозначения времени

Когда пишут о времени, тоже сокращают до первых букв. Месяцы могут быть обозначены первым слогом: Apr. — апрель, Feb. — февраль.

Американское время не делится на летнее и зимнее, а имеет другую градацию. Для нее тоже используют общеизвестные сокращения:

  • GMT — время по Гринвичу;
  • EST — восточное поясное время;
  • CST — центральное поясное время.

 

GMT

 

Если речь идет о времени суток, то вначале пишется цифра, а после нее сокращение, конкретизирующее ее. Например:

  • 9 a.m. — 9 утра;
  • 11p.m. — 11 вечера.

Другие

Для деловой переписки могут быть полезны сокращения измерений:

  • с — цент;
  • cm — сантиметр;
  • mm — миллиметр;
  • doz — дюжина.

Названия должности сокращают до первых букв и слово street — «улица» в указанном адресе всегда будет представлена как st.

Фонетические сокращения, принятые в СМС, в тексте официального письма неуместны. Однако часто связывания нескольких слов в одно, например, they are — they`re, настолько вошли в литературную норму, что могут встретиться в тексте.

Готовые шаблоны

Написание связного официального текста требует времени и использования словаря, последующей проверки на ошибки в конструкциях и грамматике. Если повод письма стандартный, то поможет готовый шаблон, где останется подставить имена и названия организаций.

Поздравление с новой должностью

 

Поздравление с новой должностью

Прием на работу (для соискателя)

 

Поздравление с новой должностью

Увольнение

 

Увольнение

Жалоба

 

Жалоба

Извинение

 

Извинение

Соболезнования

 

Соболезнования

Ответ на запрос

 

Ответ на запрос

Просьба

 

Просьба

Предлог в конце предложения

Не уместное использование

Рассмотрим тему применения предлога в конце предложения.

Why prepositions are considered a bad practice to end the sentences with?

Существуют варианты когда это уместно и когда этого делать не стоит.

Приведем пример

 

использование английских предлогов в конце

 

Перевод выглядит следующим образом:

Техасец: откуда ты родом?
Студент Гарварда: Ну, там, откуда я родом, мы
не заканчивайте предложения предлогами.
Техасец: о, хорошо. откуда ты, придурок?

Или выражение

What did you bring that book I didn't want to be read to out of up for?

Зачем ты принес ту книгу, которую я не хотел читать из-за нее?

Согласитесь немного не понятно?

Это как раз та ситуация когда вместо фразовых глаголов использовать синонимы,которые не состоят из глагола плюс предлога и желательно разбить.

Здесь явно все перегружено предлогами и это создает непонятный шум.Здесь добавлен up ,но это не всегда даже несет какой то смысл

Случаи уместного использования

 

использование английских предлогов в конце предложения

 

4 основные ситуации, в которых это более естественно
чтобы закончить предложение или предложение предлогом:

 

  1. относительные положения (они должны быть убеждены в обязательстве
    что они берут на себя) — в данном случае предлог в конце добавляет чувство ответственности on на себя.
    Здесь that можно опустить как в речи так и в письме.А раз that опускается то и on логичный предлог в конце
  2. пассивные структуры (ей нравится, когда над ней летают,порхают, заботятся,суетятся,создают шумиху)
  3. вопросы, начинающиеся с того, кто, где, что и т. д. (что
    музыка вас интересует?)
  4. инфинитивные структуры (тому было не с кем играть)

Дополнительные примеры применения

 

пример английского предложения с предлогом в его конце

 

Перевод

  1. Дженни – девушка, за которую стоит сражаться.
  2. Он согласился на все условия, против которых был раньше.
  3. Свидетеля выслушали.
  4. Он отрицал всё, в чём его обвиняли.
  5. Пока я в отпуске, за моей собакой присматривают.
  6. О таком идеальном мире только мечтают.
  7. С моим братом невыносимо жить!
  8. Кому ты отправил цветы?
  9. Интересно, на кого он сердился.
  10. Помнишь фильм, о котором я рассказывал?

Советы и рекомендации

Если у вас нет опыта написания писем на английском, составьте русский вариант. Перевести уже существующий текст проще, чем изначально думать на иностранном языке. Схема, принятая в англоязычных странах:

  1. Адрес и Имя.
  2. Дата.
  3. Приветствие.
  4. Основная часть.
  5. Заключение.
  6. Подпись.

 

 

Чтобы письмо прочитали — обязательно укажите тему. На электронную почту пользователям ежедневно приходят десятки писем, поэтому заголовок должен быть коротким, емким, целиком отражать содержание текста.

Для каждой ситуации есть несколько принятых конструкций. При переводе или составлении письма из готовых шаблонных фраз проследите, чтобы они были выдержаны в одном стиле, не противоречили друг другу и четко выражали главную мысль.

Лучше указать цель обращения в самом начале, так вы донесете информацию даже тому, у кого нет времени прочитать все письмо целиком.

После того как текст готов, проверьте его на грамматические и орфографические ошибки. Имя собеседника обязательно должно быть написано верно. Двойные пробелы между абзацами и использование выравнивания сделает сообщение читабельным.

Попробуйте поставить себя на место читателя и пишите с целью принести пользу, в первую очередь адресату, а не себе. Запрос на действие в последнем предложении станет наилучшим вариантом окончания сообщения.

 

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий