Изучение иностранного языка — это долгий многоступенчатый процесс.
Эффективная методика для быстрого получения необходимых знаний — разбить весь объем информации на небольшие темы.
Затем выбрать те, что важно освоить в первую очередь и начать с них.
Главное, зачем нужен язык — заводить связи по всему миру.
Деловая переписка на английском с примерами ,приведенных в статье писем и фраз помогут вам начать разбираться в тонкостях языка и вывести бизнес или личный бренд на международный уровень.
- Фразы, которые придают официальный тон письму
- Приветствие
- Начало письма
- Подтверждение получения письма
- Упоминание предшествующих писем
- Благодарность
- Выражения удовлетворения
- Выражения неудовлетворения
- Просьбы
- Надежда на скорый ответ
- Заверения, предложение помощи
- Ответы на вопросы и предложения
- Извинения
- Сожаление
- Надежда
- Извещения
- Вопросы, осведомления
- Связующие звенья
- Упоминание о дальнейших контактах
- Пожелания
- Фразы в конце
- Вежливое окончание
- Приложение дополнительных материалов
- Используемые аббревиатуры
- Географические сокращения
- Обозначения времени
- Другие
- Готовые шаблоны
- Поздравление с новой должностью
- Прием на работу (для соискателя)
- Увольнение
- Жалоба
- Извинение
- Соболезнования
- Ответ на запрос
- Просьба
- Предлог в конце предложения
- Не уместное использование
- Случаи уместного использования
- Дополнительные примеры применения
- Советы и рекомендации
Фразы, которые придают официальный тон письму
Вне зависимости от языка, на котором идет диалог, существует email-этикет. Он предполагает использование устойчивых конструкций и выражений, а также четкую последовательность написания.
В английском языке принято использовать модальные глаголы, чтобы сделать сообщение официальным. Фразовые глаголы лучше оставить для дружеских бесед по телефону. Действительный залог и личные местоимения помогут создать нужное впечатление.
Поскольку электронная почта — основной вид коммуникации в деловом мире, сформированы стандартные фразы, принятые в той или иной ситуации. Их будет достаточно для создания первого письма на английском.
Приветствие
Вначале адресант приветствует собеседника.
Даже если после работы с этим человеком у вас неформальные отношения, в официальной переписке не следует использовать неформальный сленг.
Лучше если приветствие будет доброжелательным, но официальным. Для этого приемлемы следующие варианты:
| Как приветствовать на английском | Комментарий |
| Dear Mr. Smith, | Обращение к конкретному мужчине. |
| Dear Ms. Smith, | Универсальное обращение как к замужней, так и к незамужней даме. |
| Dear Sir or Madam, | Употребляется, когда вы не знаете, кто будет отвечать на ваше письмо. |
| To whom it may concern, | Обычно используется в деловой переписке, когда вы пишете на корпоративную почту и не знаете, кто из сотрудников будет отвечать на ваше письмо. |
Начало письма
После приветствия переходят к теме письма.
Содержание раскрывают подробно, но без лишних «водных» конструкций и эмоциональных восклицаний.
В ситуации, когда текст — ответ на полученный email, типовые фразы выглядят так:
| Вступительные фразы | |
| I am writing | Я пишу |
| — in reply to your letter asking for information about… | — в ответ на Ваш запрос информации о… |
| — with regard to our telephone conversation concerning… | — касательно нашего телефонного разговора о… |
| — in connection with… | — в связи с… |
| — in response to your query/letter. | — в ответ на Ваш запрос / Ваше письмо. |
| I am writing to inform you about / advise you on /let you know that… | Я пишу, чтобы сообщить Вам о/дать совет отношении /уведомить о том, что… |
| I regret to inform you… /I feel obliged to inform you… | С сожалением сообщаю Вам… / Я вынужден Вам сообщить… |
| I feel delighted to inform you… /I would like to inform you… | С радостью сообщаю Вам… /Я бы хотел сообщить Вам… |
| I am writing (to you) on behalf of… | Я пишу (Вам) от имени… |
| I am writing (to you) in my capacity as… | Я пишу (Вам) в качестве… |
Подтверждение получения письма
Если нет возможности подробно ответить или решение вопроса откладывается, то несмотря на это необходимо оповестить собеседника
. Короткое подтверждение получения сообщения избавит вас от недопониманий и сложностей.
| Подтверждение получения письма | |
| We have received your letter of… | Мы получили Ваше письмо от… |
| We thank you for your letter of… | Благодарим Вас за Ваше письмо от… |
Упоминание предшествующих писем
Если писем в цепочке уже несколько, уместно обратить на это внимание.
Кратко перечислите смысл предыдущего диалога или прикрепите ссылку на него.
Такие конструкции используют, когда хотят указать на важную информацию в предыдущем тексте переговоров:
| Ссылки на предыдущие письма | |
| With reference to your letter of… | Со ссылкой на Ваше письмо от… |
| In reply to your letter of… we are pleased to inform you that… | В ответ на Ваше письмо от… мы рады сообщить Вам, что… |
| We refer to our telephone conversation regarding… | Ссылаясь на наш телефонный разговор относительно… |
| In accordance with your request of… | В соответствии с Вашим запросом от… |
| We confirm our telex of… which reads… | Мы подтверждаем наш телекс от…, в котором говорится о… |
| Further to our letter of… we… | В дополнение к нашему письму от… мы… |
Благодарность
Формальное общение предполагает подчеркнутую вежливость формулировок.
Благодарить стоит за все: за полученную информацию, оказанные услуги, потраченное время.
Но без использования длинных сложных предложений, лучше коротко и по делу.
| Благодарности | |
| Пишу, чтобы поблагодарить Вас за… | I am writing to thank you for… |
| Очень любезно с Вашей стороны… | It is very kind of you to… |
| Позвольте воспользоваться случаем, чтобы поблагодарить Вас за… | May I take this opportunity of thanking you for… |
| Благодарим за столь большой вклад в… | Thank you for contributing so much to… |
| Я высоко ценю Вашу доброту… | I sincerely appreciate your kindness… |
| Хочу выразить мою благодарность за все Ваши усилия… | I wish to express my appreciation for all your efforts… |
| Примите, пожалуйста, мою искреннюю (глубокую) благодарность за Вашу помощь. | Please accept my sincere (deep) appreciation for your help. |
| Я искренне благодарен за Ваш совет. | I am truly grateful for your advice. |
| Я очень благодарен Вам за помощь. | I am most grateful to you for helping me. |
| Я благодарен Вам за то, что вы прислали мне эту чрезвычайно важную и прекрасно составленную информацию… | I am grateful to you for sending this extremely important and perfectly compiled information on… |
| Благодарю за сообщение, что… | Thank you for letting me know that… |
| Благодарю за приглашение посетить контору Вашей фирмы и за возможность познакомиться с ее персоналом. | Thank you for the invitation to visit your firm’s office and for the opportunity to get to know its staff. |
| Пишу, чтобы поблагодарить еще раз за Ваше гостеприимство и выразить, как я был рад увидеть Вас. | I am writing to thank you again for your hospitality and to express how glad I was to see you. |
| Спасибо за вашу внимательность! | Thank you for your attention! |
Выражения удовлетворения
Если вы согласны с обсуждаемой позицией, то нелишним будет сообщить об этом.
Даже если вы думаете, что удовлетворение передано ясно, в тексте не видны выражение лица и тон голоса.
Так что можно сделать это с помощью типичных в лексике конструкций:
| Выражения удовлетворения | |
| Мы рады, что … | We are delighted that… |
| Я получаю удовольствие от … | I take pleasure of… |
| С удовольствием отправляю вам копию … | I am pleased to send you a copy of… |
| Буду рад обсудить с вами … | I shall be happy to discuss with you… |
| Нам было очень приятно услышать, что вы решили взяться за … | We were very pleased to hear that you have decided to undertake… |
| Нам было приятно узнать из Вашего письма, что Вы решили… | We are pleased to learn from your letter that you have decided to… |
| Нам очень приятно, что вы хотите купить … | We are most pleased that you want to buy… |
| Я был рад услышать новости о том, что … | I was delighted to hear the news that… |
| Было бы действительно замечательно… | It would be truly wonderful to… |
| Мы рады сообщить, что можем оставить за Вами… | We are glad to say that we can reserve for you… |
| Мы ценим ваше отношение. | We appreciate your attitude. |
Выражения неудовлетворения
А также несогласие должно быть обозначено с учетом особенностей формального стиля письма.
Негатив неприемлем в любой форме.
Несогласие — это позиция, а не претензия.
| Выражения неудовлетворения | |
| Это вызывает ряд специфических трудностей. | This raises a number of specific difficulties. |
| Меня больше всего беспокоит то, что вы не сможете … | I am most disturbed that you will not be able to… |
| Я писал Вам, выражая наш интерес в …, но не получил никакого ответа. | I wrote to you expressing our interest in …, but did not receive any response. |
| Мы не удовлетворены предложенными Вами условиями. | We are not happy about the terms you suggested. |
| Этой деятельности препятствует ограниченная доступность нашей продукции в вашей стране. | This activity is hampered by limited availability of our production in your country. |
| Я просто не могу понять, почему Вы не предупредили нас… | I simply cannot understand why you did not tell us… |
| Я очень разочарован этим фактом и надеюсь, что вы поможете мне прояснить эту очень странную ситуацию. | I am very disappointed about this fact, and hope that you can help me to clear out this very strange situation. |
| Этим письмом я категорически протестую против .. | By this letter I emphatically protest against.. |
| Я уверен, вы согласитесь, что это не лучший способ ведения бизнеса. | This is, I am sure you will agree, not a good way to conduct business. |
| Я боюсь, мы должны расторгнуть договор, поскольку… | I’m afraid we must terminate the contract because .. |
| Мы категорически отказываем вам в разрешении … | We emphatically deny you permission to… |
Просьбы
В некоторых случаях разговоры с бизнес-партнером или коллегой неуместны, тогда просьба отправляется в виде текста.
Если необходимо инициировать действия адресата, то используются такие образцы, как:
| Просьбы в письме | |
| Мы будем рады… | We shall be pleased… |
| Будьте добры… | Would you kindly/please… |
| Мы были бы обязаны, если бы вы могли (захотели) … | We should be obliged if you could (would)… |
| Мы были бы рады, если Вы… | We should be glad if you would… |
| Мы надеемся, что Вы… | We trust you will… |
| В связи со срочностью мы просим Вас… | In view of the urgency we ask you to… |
| Пожалуйста, сообщите… | Please let me know… |
| Убедительно просим прислать нам … | We kindly ask you to send us… |
| Просим выслать нам… | Please send us… |
| Обратите внимание, что … | Please take notice that… |
| Сообщите нам о … | Please inform us about… |
| Просим оплатить… | We request to pay… |
| Мы просим вас прислать нам … | We would like you to send us… |
| В дополнение к моему электронному письму прошу сообщить.. | In addition to my email, please inform.. |
| Пожалуйста, укажите Ваш почтовый индекс, номера телефона | Please provide your postcode, phone numbers |
Надежда на скорый ответ
Проверка электронной почты — лишь одно из списка рабочих дел.
Если необходимо получить информацию в тот же день, сообщите об этом.
Без уточнения адресат вернется к вашему письму нескоро.
Заверения, предложение помощи
Электронные письма являются одним из инструментов маркетинга.
Поэтому предложить услуги или заверить адресата в собственной компетентности — частый запрос. Для этого используются фразы:
Ответы на вопросы и предложения
После того как вы написали ответ, прочитайте текст письма собеседника еще раз.
Перед отправкой стоит удостовериться, что вы подробно изложили желаемую информацию, ответили на все вопросы и предоставили нужные сведения.
Извинения
Недочеты в работе случаются регулярно.
Ответ на письмо может опоздать, информация оказаться неточной, документы — затеряться в папке. Своевременное извинение покажет, что вы учли ошибку и она не повторится.
.jpg)
Сожаление
В некоторых случаях, когда все договоренности были соблюдены, результат все равно не оправдывает ожиданий или приходится сообщить печальные новости.
Выразите сожаление, постарайтесь оказаться учтивым, оставить о себе приятное впечатление, несмотря на неприятный смысл написанного.
Надежда
Вы написали цепочку грамотных писем, привлекательно оформили предложение о сотрудничестве, но вам все равно отказано.
Не показывайте неудовлетворения, лучше выразите надежду, что сотрудничество станет возможным в будущем.
Так о вас скорее вспомнят, когда услуги понадобятся.
Извещения
Не все деловые письма отправляют с целью получить ответ. Больше половины — уведомления об отпуске, переносе совещания.
Рассылки клиентам рассказывают о начале акции или интересном предложении.
Для изложения информации, не требующей обратной связи, также есть типовые конструкции.
Вопросы, осведомления
Официальный тон письма не предполагает спрашивать напрямую, что делать.
Используйте ключевые фразы для того, чтобы вежливо узнать ответ на вопрос или уточнить информацию, указанную в предыдущем письме.
Связующие звенья
Помимо фраз, которые приняты в случае завершения сделки или нежелания взаимодействовать, деловое письмо должно иметь структуру.
Для ее сохранения используют установленные связки:
Упоминание о дальнейших контактах
Другой способ проявить расположение — напомнить, что адресат может обратиться к вам при необходимости.
Пожелания
Каждую просьбу или блок информации принято разбавлять вежливыми словами.
Не переходя на личности, таким образом можно оставить у читающего благоприятное впечатление.
Фразы в конце
Помимо пожеланий всего наилучшего, заканчивая, можно напомнить основную мысль сообщения или расположить к продолжению общения.
Вежливое окончание
Деловая переписка предполагает, что заключительной частью будет ваша подпись с вежливой фразой, такой как:
.jpg)
Приложение дополнительных материалов
В письме может присутствовать не только текст, но и вложения в виде документов, фотографий.
Если есть прикрепленные файлы, необходимо на это указать, чтобы приложения не были утеряны.
Используемые аббревиатуры
Как и в русском языке, в английском есть принятые сокращения, изучив которые, будет проще понимать содержание входящей корреспонденции, избегать сложных конструкций в своих сообщениях.
Географические сокращения
Названия городов и округов представляют в виде аббревиатуры:
WA — Вашингтон, DC — округ Колумбия.
Прежде чем использовать сокращения, убедитесь, что буквосочетание имеет желаемый смысл.
Обозначения времени
Когда пишут о времени, тоже сокращают до первых букв. Месяцы могут быть обозначены первым слогом: Apr. — апрель, Feb. — февраль.
Американское время не делится на летнее и зимнее, а имеет другую градацию. Для нее тоже используют общеизвестные сокращения:
- GMT — время по Гринвичу;
- EST — восточное поясное время;
- CST — центральное поясное время.
Если речь идет о времени суток, то вначале пишется цифра, а после нее сокращение, конкретизирующее ее. Например:
- 9 a.m. — 9 утра;
- 11p.m. — 11 вечера.
Другие
Для деловой переписки могут быть полезны сокращения измерений:
- с — цент;
- cm — сантиметр;
- mm — миллиметр;
- doz — дюжина.
Названия должности сокращают до первых букв и слово street — «улица» в указанном адресе всегда будет представлена как st.
Фонетические сокращения, принятые в СМС, в тексте официального письма неуместны. Однако часто связывания нескольких слов в одно, например, they are — they`re, настолько вошли в литературную норму, что могут встретиться в тексте.
Готовые шаблоны
Написание связного официального текста требует времени и использования словаря, последующей проверки на ошибки в конструкциях и грамматике.
Если повод письма стандартный, то поможет готовый шаблон, где останется подставить имена и названия организаций.
Поздравление с новой должностью
.jpg)
Прием на работу (для соискателя)
.jpg)
Увольнение
.jpg)
Жалоба
.jpg)
Извинение
.jpg)
Соболезнования
.jpg)
Ответ на запрос
Просьба
Предлог в конце предложения
Не уместное использование
Рассмотрим тему применения предлога в конце предложения.
Why prepositions are considered a bad practice to end the sentences with?
Существуют варианты когда это уместно и когда этого делать не стоит.
Приведем пример
Перевод выглядит следующим образом:
Техасец: откуда ты родом?
Студент Гарварда: Ну, там, откуда я родом, мы
не заканчивайте предложения предлогами.
Техасец: о, хорошо. откуда ты, придурок?
Или выражение
What did you bring that book I didn’t want to be read to out of up for?
Зачем ты принес ту книгу, которую я не хотел читать из-за нее?
Согласитесь немного не понятно?
Это как раз та ситуация когда вместо фразовых глаголов использовать синонимы,которые не состоят из глагола плюс предлога и желательно разбить.
Здесь явно все перегружено предлогами и это создает непонятный шум.Здесь добавлен up ,но это не всегда даже несет какой то смысл
Случаи уместного использования
4 основные ситуации, в которых это более естественно
чтобы закончить предложение или предложение предлогом:
- относительные положения (они должны быть убеждены в обязательстве
что они берут на себя) — в данном случае предлог в конце добавляет чувство ответственности on на себя.
Здесь that можно опустить как в речи так и в письме.А раз that опускается то и on логичный предлог в конце - пассивные структуры (ей нравится, когда над ней летают,порхают, заботятся,суетятся,создают шумиху)
- вопросы, начинающиеся с того, кто, где, что и т. д. (что
музыка вас интересует?) - инфинитивные структуры (тому было не с кем играть)
Дополнительные примеры применения
Перевод
- Дженни – девушка, за которую стоит сражаться.
- Он согласился на все условия, против которых был раньше.
- Свидетеля выслушали.
- Он отрицал всё, в чём его обвиняли.
- Пока я в отпуске, за моей собакой присматривают.
- О таком идеальном мире только мечтают.
- С моим братом невыносимо жить!
- Кому ты отправил цветы?
- Интересно, на кого он сердился.
- Помнишь фильм, о котором я рассказывал?
Советы и рекомендации
Если у вас нет опыта написания писем на английском, составьте русский вариант. Перевести уже существующий текст проще, чем изначально думать на иностранном языке. Схема, принятая в англоязычных странах:
- Адрес и Имя.
- Дата.
- Приветствие.
- Основная часть.
- Заключение.
- Подпись.
Чтобы письмо прочитали — обязательно укажите тему.
На электронную почту пользователям ежедневно приходят десятки писем, поэтому заголовок должен быть коротким, емким, целиком отражать содержание текста.
Для каждой ситуации есть несколько принятых конструкций. При переводе или составлении письма из готовых шаблонных фраз проследите, чтобы они были выдержаны в одном стиле, не противоречили друг другу и четко выражали главную мысль.
Лучше указать цель обращения в самом начале, так вы донесете информацию даже тому, у кого нет времени прочитать все письмо целиком.
После того как текст готов, проверьте его на грамматические и орфографические ошибки. Имя собеседника обязательно должно быть написано верно. Двойные пробелы между абзацами и использование выравнивания сделает сообщение читабельным.
Попробуйте поставить себя на место читателя и пишите с целью принести пользу, в первую очередь адресату, а не себе. Запрос на действие в последнем предложении станет наилучшим вариантом окончания сообщения.
